Drei Wege aus der Mail-Überflutung

Wer hat sich nicht schon über folgenden Satz geärgert: “Oh, es tut mir leid, ich habe Ihre Email nicht gesehen. Wann haben Sie diese nochmal geschickt? Vor 4 Tagen? Wissen Sie, ich bekomme so viele Emails, da komme ich nicht mehr mit….”. Gerade im beruflichen Umfeld leiden viele Menschen an der nicht mehr zu bewältigenden Email-Flut.

Vor einigen Tagen sprach ich mit einer Kundin genau über dieses Thema. Sie und ihre ganze Organisation leiden darunter, dass der Geschaftsführer seine Emails aufgrund der schieren Menge, bei allem persönlichen Einsatz, nicht mehr bearbeiten kann.

So bleiben Dinge liegen, Nachfragen kosten erneut Zeit und Missverständnisse sorgen für zusätzliche Verärgerung. Dieses sehr anregende Gespräch war der Impuls für diesen Beitrag, in dem ich einfache Wege aus der Email-Flut aufzeigen möchte – denn diese ist nicht von Gott gegeben…

Historie: Die Email als Allzweckwaffe

Der Siegeszug der Email hat gute Gründe: sie ist einfach, schnell und kostengünstig. So hat sie sich im Unternehmensalltag immer mehr  als “Allzweckwaffe” etabliert – es werden Aufträge per Email verteilt, Kollegen informiert, Informationen gespeichert, Newsletter verschickt, die Ergebnisse von Internetsuchen wie Google Alerts gemeldet, Benachrichtigungen über eine Facebook- oder XING-Nachricht und und und…

Dieser vielfältige Einsatz hat zwei Kernprobleme zur Folge:

Problem 1: Die schiere Anzahl der Emails nicht mehr zu bewältigen.

Der Geschaftsführer eines Unternehmens, bei dem ich einst angestellt war, hatte mehr als 5000 ungelesene Emails in seinem Posteingang und der Ticker stieg minütlich an, ähnlich der Schuldenuhr des Bundes der Steuerzahler. Und genauso unwahrscheinlich wie die Tilgung aller Staatsschulden ist es, das jemand mit 5000 ungelesenen Emails im Posteingang diese jemals lesen und beantworten wird.

Dies hat zwei negative Folgen: zum einen wird die Verbindlichkeit der Zusammenarbeit geschwächt, da ich mich als Absender nicht darauf verlassen kann, das meine Email gelesen wird. Zum anderen erzeugt der übervolle Posteingang Druck auf den Besitzer, da er ihm immer das ungute Gefühl vermittelt, mit der Arbeit nicht fertig zu werden.

Problem 2: Email wird für ungeeignete Zwecke verwendet

Das Email-Postfach ist für viele Menschen DAS Werkzeug in der täglichen Arbeit. Weil sie so schnell und einfach ist, verwenden wir sie zum Speichern von Wissen und bilden Arbeitsprozesse mit ihr ab. Doch ist die Email dafür gut geeignet?

Sehen wir uns die Wissens-Speicherung an: sie ist lokal, unstrukturiert und nicht versioniert. Auf das Wissen in meinem Email-Postfach kann nur ich zugreifen – wie kann z.B. mein Kollege mich morgen vertreten, falls ich krank werde? Entweder erhält er aus vorsichtshalber alle Emails in Kopie (was sein Postfach flutet) oder er ruft mich an, während ich beim Arzt sitze – beides eher ineffektiv.

Schauen wir auf Arbeitsprozesse wie die Abstimmung von Dokumenten: Wer kennt sie nicht, die Email-Würmer zur Abstimmung einer Präsentation. Wer hat den aktuellen Stand? Wer arbeitet gerade am Dokument? In welchem Zweig des Email-Wurms war der Kommentar vom Vertrieb? Die Nutzung von Email für collaborative Arbeitsprozesse sorgt für Missverständnisse, zusätzlichem Aufwand zur Abstimmung und Informationssuche sowie Unzufriedenheit bei den Beteiligten, da ihr Postfach mit x Emails geflutet wird, die nicht relevant sind.

Diese Beispiele, die sich beliebig ergänzen ließen, zeigen, dass Email-fokussierte Arbeitsweisen sehr ineffizient sein können. Viele Menschen merken dies jeden Tag und leiden darunter – und dennoch wird es allzu häufig als unumkehrbar akzeptiert.

Wege aus der Email-Überflutung

Ich erwarte nicht, das Email in näherer Zukunft abgeschafft wird. Umso wichtiger ist es, mit Email intelligenter umzugehen. Ein Überdenken unseres Verhaltens im Umgang mit Informationen und der Einsatz geeigneterer Werkzeuge kann schnelle Abhilfe schaffen. In der Folge möchte ich Ihnen drei Impulse geben, die einen Weg aus der Email-Flut ermöglichen:

1.) Räumen Sie auf!

Wieviele Google Alerts erhalten Sie am Tag? Wie hoch ist die Anzahl der Newsletter, die Sie abonniert haben? Und wieviele davon können Sie in Ihrem übervollen Postfach tatsächlich noch lesen? Die Informationsflut im Web wächst täglich und es ist reizvoll, sich über alles interessante per Email informieren zu lassen. Aber er nutzt nichts, wenn dies in Summe dazu führt, das sie alle die Informationen nicht mehr lesen können.

“Das Web vergisst nichts” – nutzen Sie diesen Umstand! Bestellen Sie Alerts und Newsletter ab! Planen Sie sich regelmäßig Zeit ein, um Up-to-date zu bleiben, suchen Sie sich durchs Web und  beschäftigen Sie sich in der Zeit aktiv mit den Informationen – dies ist um ein Vielfaches effektiver als nicht gelesene Emails im überfluteten Postfach.

2.) Zentralisieren Sie Informationen und Arbeitsprozesse

Die Speicherung von Wissen und collaborative Arbeitsprozesse in Emails ist extrem ineffektiv. Zentralisieren Sie die Informationen, Abläufe und Kommunikation in einem Social Intranet. Nutzen Sie ein Wiki, um die Agenda des nächsten Leitungs-Meetings gemeinsam von allen Beteiligten zentral erarbeiten zu lassen – bei 10 Teilnehmern ersparen Sie sich und der Sekretärin im Vergleich zu einer Mail-basierten Abstimmung schnell 20-30 Emails.  Lassen Sie Diskussionen in einem Forum oder Blog führen – und jeder Beteiligte hat immer den gleichen Stand und kann sich beteiligen – ohne das sein Postfach überläuft.

3.) Erteilen Sie “Melden macht frei”-Verhalten eine Absage

Überdenken Sie die Informationspolitik in Ihrem Unternehmen. Wollen Sie wirklich über jeden Zwischenstand in einem Projekt informiert werden? Viele Menschen handeln getreu dem Motto “melden macht frei” und nehmen immer mehr Empfänger in die Email. Der Effekt sind Email-Würmer mit Unmengen von Adressaten, von denen ein Großteil die Information gar nicht benötigt – und wenn, nimmt er sie nicht wahr, weil sein Mail-Postfach überläuft. Und der Absender lehnt sich entspannt zurück – er hat es ja allen gemeldet.

Lösen Sie dieses Verhalten auf – indem sie klare Absprachen treffen, wann Sie informiert werden möchten. Machen Sie deutlich, dass Sie den Mitarbeitern vertrauen und dass Sie so selten wie nötig und nur in wichtigen Fällen informiert werden möchten. Setzen Sie diese Schwelle so hoch wie möglich – damit das “Melden macht frei”-Prinzip nicht mehr greift und die Email-Flut abnimmt.

Fazit

Die Email wird auch zukünftig ein wichtiges Kommunikationsmedium im Unternehmensalltag sein. Eine Abschaffung ist auch gar nicht notwendig – denn eine Reduzierung auf zweckmäßige Nutzung der Email, das Schaffen von effizienteren Alternativen wie einem Social Intranet und ein bewusster Umgang mit Informationen schaffen Abhilfe und sind der Weg aus der Email-Überflutung.

Erkennen Sie einige der geschilderten Abläufen aus Ihrer täglichen Alltag wieder? Wie gehen Sie damit um? Nutzen Sie gerne die Kommentare für die Schilderung Ihrer Erfahrungen und Meinungen zu den Wegen aus der Email-Überflutung.