Wege aus dem Meeting-Marathon…

“Oh ja, die ganzen Emails, das schaffe ich auch nicht mehr…” und “ich komme vor lauter Meetings gar nicht mehr zum Arbeiten!” – dies sind die zwei immer wiederkehrenden Reaktionen von Menschen, denen ich die Idee des Social Enterprise vorstelle und die Vorteile, die sich durch eine transparente Zusammenarbeit über eine Social Intranet Plattform ergeben.

Die Reaktionen der Menschen zeigen, wie hoch der Leidensdruck durch Emails und Meetings in der heutigen Arbeitswelt geworden ist. Nachdem ich das Thema “Wege aus der Email-Überflutung” vor einigen Wochen erörtert habe, möchte ich nun “Wege aus dem Meeting-Marathon…” aufzeigen – denn auch hier kann der Einsatz eines Social Intranets für spürbare Entlastung sorgen.

Das Meeting als Allzweckwaffe

Kennen Sie diese Situation? Sie sind den ganzen Tag von einem Meeting-Raum zum Nächsten gelaufen. [...]

Social Intranet: Wissen muss investiert werden, um sich zu vermehren

Vor einigen Tagen las ich den Artikel “Building a knowledge economy with social business tools” von Alan Hamilton auf socialbusinessnews.com. Der Artikel arbeitet mit einem Bild, das mir gut gefällt: genau wie Geld muss Wissen investiert werden, um sich zu vermehren. Geld das auf dem Sparbuch liegt, bringt minimalen Ertrag – investiere ich es in ein Unternehmen, habe ich die Chance auf einen guten Ertrag. Gleiches gilt für Wissen: lasse ich Wissen in Email-Postfächern liegen und horte es als Mitarbeiter, vermehrt es sich nicht. Investiere ich es und stelle es auf einem Informationsmarktplatz bereit, bringt es Erträge in Form von Innovationen, schnellen Problemlösungen und effektiveren Abläufen.

Ein Social Intranet ist der Informationsmarktplatz im Unternehmen. Was dieser Marktplatz zum Funktionieren benötigt, wie Unternehmen davon profitieren können und warum Märkte Gespräche sind, werde ich in der Folge beschreiben.

Was ist ein Social Intranet?

Email-Postfach, Filesysteme, CRM, ERP-System – in Unternehmen existieren viele verschiedene Wissens-Silo’s. Viele Unternehmen setzen bereits ein Intranet ein, welches von einer kleinen Gruppe redaktionell gepflegt wird und der Informationsübermittlung an die Mitarbeiter dient. Das Social Intranet setzt technologisch auf das klassische Intranet auf und erweitert dieses um eine elementare Funktion: alle Mitarbeiter können mit einfachen Mitteln Inhalte einzustellen. Über Web2.0-Werkzeuge wie Wiki’s, Blogs und Foren ermöglicht es den direkten Austausch von Informationen zwischen allen Menschen im Unternehmen – und ist somit die technische Basis eines Informationsmarktplatzes, der es ermöglicht, Informationen transparent zu machen, Wissen zu sichern und zu verknüpfen.

Das Social Intranet bringt jenes Prinzip ins Unternehmen, welches das Web 2.0 so erfolgreich macht: Plattformen, auf denen Menschen schnell und direkt in Kontakt treten, sich austauschen und Dinge gemeinsam entwickeln können. Welche Wertschöpfungskraft in diesem Prinzip steckt, sehen wir an einem Beispiel, das heute zu unserem alltäglichen Werkzeug gehört – Wikipedia.

Social Intranet: mehr als eine Technologie

Bleiben wir bei dem Bild des Marktplatzes: Was passiert, wenn alle Marktstände nur verschlossene Boxen wären, niemand seine Ware beschreibt und erzählt was er im Angebot hat? Könnte dann ein Kunde über den Markt gehen, der ein Abendessen kochen möchte, aber noch nicht genau weiß welches Gericht und welche Zutaten er dafür benötigt? Der Kunde bekäme keine Lösung (=kein Abendessen) und der Markt wird irgendwann nicht mehr stattfinden…

Genau diese Situation gibt es heute in vielen Unternehmen: Wissen wird in technischen Silo’s verwaltet und Mitarbeiter behalten ihr Wissen für sich, da sie es als ihren Wert ansehen (“wenn ich mal weg bin, läuft hier nichts mehr”). Experten, die ihr Wissen horten, wurden mit immer höheren Gehältern an das Unternehmen gebunden – eine unproduktive Spirale. Doch wie kann diese aufgelöst werden?

Neben einer Intranet-Technologie, die Web2.0 Werkzeuge bereitstellt, benötigt es einen Kulturwandel in den Unternehmen. Wissen muss als Allgemeingut des Unternehmens angesehen werden, das von allen bereitgestellt und für alle zugänglich gemacht wird. Es ist ein Werkzeug, mit dem alle arbeiten dürfen und sollen! Hierzu bedarf es

  • einem Wertesystem, welches die Bereitstellung von Wissen belohnt und Restriktionen für diejenigen vorsieht, die ihr Wissen für sich behalten
  • Führungskräften, die den direkten, schnellen und ungefilterten Austausch der Mitarbeiter wollen
  • eine Kultur der Fehlertoleranz und des Vertrauens (denn auch Fehler werden sichtbar)

Grundlage für einen kulturellen Wandel ist es, die Menschen mitzunehmen. Dies geschieht durch Vorleben der Führungskräfte sowie durch Erläutern des Nutzens für das Unternehmen. Und – ganz wichtig – durch erlebbare Vorteile für jeden Einzelnen wie  z.B. durch die Reduktion der Email-Flut oder eine schnelle, hilfreiche Antwort auf eine schwierige Frage, die von einem Kollegen kommt, den man sonst nie gefragt hätte.

“in-the-flow”: Wissen im Prozess dokumentieren

Für den erfolgreichen Informationsmarktplatz Social Intranet ist ein weiterer Aspekt wichtig: die Prozess-Integration. Mitarbeiter akzeptieren neue Werkzeuge, wenn sie ihnen einen erkennbaren Mehrwert bringen – sie meiden sie diese, wenn sie neben dem Alltagsgeschäft noch mehr Aufwand machen. Aus diesem Grund ist es wichtig, das Social Intranet schrittweise als Kern-Tool in die Unternehmensprozesse zu integrieren. Dies kann mit einfachen Abläufen beginnen: es wird gebloggt statt gemailt und Dokumente werden gemeinsam im Wiki entworfen anstatt lokal bearbeitet und in x-fach Emai-Ketten untereinander versendet (bei denen niemand weiß, wer gerade die aktuellste Version hat).

“Märkte sind Gespräche” (Cluetrain Manifesto)

Ein Wochenmarkt benötigt eine Infrastruktur, Prozesse (z.B. Warenanlieferung) und Kommunikation – dann können alle Beteiligten davon profitieren. Die Händler verkaufen ihre Ware, die Kunden erhalten Anregungen und erwerben die Ware, die sie für ihr Abendessen benötigen. Der Informationsmarktplatz des Social Intranet basiert ebenso auf Infrastruktur, Prozessen und  Kommunikation. In einem Punkt unterscheidet er sich jedoch von einem Wochenmarkt: die Rollen sind nicht fest vergeben. Jeder Teilnehmer kann sowohl Kunde als auch Lieferant sein. Als Kunde stellen Sie Ihre Herausforderung (z.B. neue Impulse für die Produktentwicklung) im Social Intranet dar und erhalten von den anderen Nutzern (=Lieferanten) wertvolle Hinweise. Im nächsten Moment sind Sie Lieferant, wenn Sie die Frage eines Kollegen nach einer Problemlösung beantworten oder im Blog über ihr aktuelles Projekt berichten.

Von der Nutzung eines Social Intranet als Informationsmarktplatz profitieren alle Beteiligten, da

  • durch unternehmensweite Kommunikation eine breite Sicht auf die Themen und Herausforderungen im Unternehmen erreicht wird und Entscheidungen auf fundierter Basis getroffen werden können
  • es einen zentralen Anlaufpunkt für die Sammlung des Wissens gibt, was die Such-Aufwände deutlich verringert
  • Experten viel schneller gefunden und versteckte Potentiale bei Mitarbeitern deutlich werden
  • das Wissen für das Unternehmen erhalten bleibt, auch wenn Mitarbeiter ausscheiden
  • die Führung (und auch jeder Mitarbeiter) sich jederzeit ein aktuelles und breites Bild über Projekte und Themen im Unternehmen verschaffen kann
  • die Bindung der Mitarbeiter durch eine erhöhte Transparenz und Mitwirkungsmöglichkeiten gefördert wird

Die technische Infrastruktur ist in vielen Unternehmen vorhanden (z.B. mit einem Microsoft Sharepoint Server oder OpenSource Tools wie MediaWiki, WordPress, …) oder kann für geringe Kosten als Cloud-Service gemietet werden (SalesForce, Yammer, Microsoft Office365). Die regelmässige Anpassung von Prozessen ist in Unternehmen heute tägliche Praxis.

Das Cluetrain Manifesto aus dem Jahr 1999 beschreibt sehr eingehend die Veränderungen, die Online-Märkte auf Unternehmen haben. Das Social Web (Web 2.0) ist ein weltweiter Online-Markt und heute allgegenwärtig im privaten und unternehmerischen Umfeld. Es verändert den Umgang mit Wissen – durch freie Vernetzung entstehen Meinungen, Werte und neue Geschäftsideen. Das Social Intranet ist die Plattform, diese wertschöpfenden Prozesse in die Unternehmen zu bringen. Basis hierfür ist eine offene, direkte und übergreifende Kommunikationskultur im Unternehmen, denn: “Märkte sind Gesprächte” (Cluetrain Manifesto, These Nr. 1)